Ewidencja przebiegu pojazdu – czym jest i kogo dotyczy?

Ewidencja przebiegu pojazdu, w nomenklaturze nazywana jest kilometrówką. To za jej pomocą rozliczamy się z pokonanych przez pojazd firmowy odległości. W zależności od wybranego sposobu zakupu pojazdu, a także sposobu rozliczeń, odliczenia są różne.Jak to wygląda w praktyce? Czym dokładnie jest ewidencja przebiegu w jaki sposób wypełnić wzór wspomnianej kilometrówki? Zebraliśmy te wszystkie, niezbędne informacje w jednym wpisie i przedstawiamy je w poniższym materiale. Zapraszamy do lektury.

Czym jest kilometrówka?

W dużym uproszczeniu, kilometrówka jest spisem pokonanych kilometrów. Określana jest ustawowo, jako ewidencja przebiegu pojazdów, stanowiąc dla przedsiębiorców za sposób do rozliczeń i operacji księgowych. Ewidencja przebiegu służby do nadzorowania, spisywania i archiwizowania pokonanego przez nas dystansu. Zgodnie z ustawą o podatkach, ewidencja pojazdu powinna zawierać w sobie:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
•  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji i na koniec podróży
• wpisy osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka – kiedy należy ją prowadzić?

Ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona jest w poniższych, podstawowych sytuacjach.

1. Gdy podatnicy użytkują samochód osobowy, który nie został wprowadzony w środki trwałe przedsiębiorstwa. Dotyczy to również samochodu stanowiącego prywatną własność osoby prowadzącej działalność. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu jesteśmy zobowiązany do prowadzenia opisywanej ewidencji.
2. Gdy przedsiębiorcy wprowadzili pojazd w środki trwałe przedsiębiorstwa, ale chcą skorzystać z pełnego odliczenia VAT.
   Obecnie obowiązuje inne rozliczenie opłat związanych z pojazdami samochodowymi w przypadku umów leasingu.

Kilometrówka stawka

Stawka obliczona per kilometr zależna jest od pojemności silnika pojazdu. Poniżej przedstawiamy maksymalne stawki dla samochodów osobowych:

• pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
• dla motocykli: 0,2302 zł
• dla motorowerów: 0,1382 zł

Co istotne – kilometrówka nie jest dokumentem niezbędnym do udowodnienia poniesionych kosztów. W tym celu niezbędne są dokumenty potwierdzające i dokumentujące koszty (np. faktury i paragony). Jeśli liczba kilometrów jest większa, niż wskazują faktury w danym miesiącu, wówczas kilometrówka przechodzi na kolejne miesiące. Pamiętaj zatem aby zbierać i składować każdą fakturę.

Ewidencja przebiegu pojazdu wzór

Kilometrówka wzór nakazuje zawarcie najważniejszych, następujących informacji:

• imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• numer kolejny wpisu,
• datę i cel wyjazdu służbowego,
• opis trasy – miejsce startu i miejsce docelowe
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia stawki za 1 km
• podpis i dane podatnika lub pracodawcy.

Ewidencja może być prowadzona zarówno w sposób elektroniczny, jak i papierowy. Wersję elektroniczną należy wydrukować i podpisać, spełniając tym samym ostatni punkt wzoru.